Gestão de Tarefas para Produtividade Sustentada

Por Marcelo Barbosa

Tentar encontrar sentido em uma pilha caótica de tarefas pode ser desafiador. É por isso que usar a abordagem certa de gerenciamento de tarefas é essencial para aqueles que visam aumentar a produtividade e a eficiência. Certas técnicas, como listas, categorização e priorização flexível, podem ser integradas para gerir eficazmente as tarefas e manter a motivação. Apesar do influxo aparentemente interminável de tarefas, o domínio desses meios pode melhorar as habilidades de gerenciamento, promovendo o crescimento pessoal e profissional. Este artigo explora essas técnicas, fornecendo um modus operandi simples e eficaz para o gerenciamento de tarefas.

O primeiro passo a ser dado é parar de usar o cérebro como o principal lugar de g uarda da lista de tarefas, escrevendo-as. Não se trata simplesmente sobre criar um inventário, mas um método para usar eficientemente a energia mental. Uma vez que uma tarefa é escrita numa lista, ela não apresenta mais um fardo cognitivo. Isto libera recursos mentais, diminui o risco de esquecimento e elimina a necessidade de um constante lembrete cerebral. Como resultado, podem ser prevenidos os resultados negativos de uma falha de memória e evitado o esforço mental de tentar lembrar tarefas.

A seguir, é recomendado introduzir uma camada organizacional à lista de tarefas, um sistema de tags para classifica-las. Estas tags podem ajudar a separar tarefas pessoais de profissionais, ou tarefas pertencentes a diferentes projetos, processos e entregas. À medida que o sistema evolui, ele pode se tornar mais matizado, capturando outros aspectos. No entanto, é importante lembrar que adição de sofisticação traz aumento de complexidade e, consequentemente, tempo gasto na organização. Encontrar o equilíbrio certo entre a organização detalhada e a eficiência é a chave para fazer esta técnica funcionar.

Para aqueles que desejam opções de categorias de classificação, a Matriz de Eisenhower, nomeada em homenagem ao Presidente dos EUA Dwight D. Eisenhower, é um método popular. Eisenhower, ao citar um reitor de universidade num discurso de 1954, disse: "Tenho dois tipos de problemas, o urgente e o importante. O urgente não é importante, e o importante nunca é urgente". Stephen Covey, autor de Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes, tomou as palavras de Eisenhower e desenvolveu a ferramenta de gerenciamento de tarefas conhecida como Matriz de Eisenhower.

Esta matriz classifica as tarefas pela sua urgência e importância. O objetivo principal é segr egar tarefas em quatro quadrantes:

O quadrante "faça": abriga tarefas que são urgentes e importantes.
O quadrante "agende": para tarefas que são importantes, mas não urgentes.
O quadrante "delegue": tarefas que são urgentes, mas não tão importantes, entram aqui.
O quadrante "elimine": todas as tarefas restantes que não são urgentes nem importantes caem aqui, já que provavelmente são contraproducentes para os objetivos.

Esta matriz pode orientar os processos de tomada de decisão sobre quais tarefas requerem atenção imediata, quais precisam ser agendadas, delegadas ou eliminadas totalmente. No entanto, cautela e sensa tez são necessárias com este sistema. Tarefas que parecem triviais ou não urgentes, como pagar uma conta de luz com data futura, podem ser classificadas como menos importantes, mas seu descuido pode resultar em repercussões substanciais.

Outra técnica considerada benéfica no gerenciamento de tarefas é o método Lazy Susan. Este método, uma analogia à bandeja giratória de servir, estabelece a priorização de tarefas com base no interesse atual, energia física e mental, estado emocional e prontidão geral. Esta abordagem pode atenuar a exaustão por tarefas, fornecendo variedade por meio da rotação de diferentes tipos de tarefas, mantendo assim a produtividade e proporcioando ao cérebro tempo para se revitalizar.

De acordo com a estrutura de agenda de cada pessoa, o método Lazy Susan pode facilitar estados de Trabalho Profundo (Deep Work) ou Fluxo (Flow). Deep Work, um conceito de Cal Newport, é a capacidade de focar sem distração numa tarefa mentalmente exigente, levando as habilidades cognitivas ao seu limite. Demanda concentração, permitindo que os indivíduos atinjam um estado de fluxo (flow) e produzam uma resultados de alta qualidade. O Trabalho Profundo exige a minimização ou eliminação de distrações, como redes sociais, e-mail e outras interrupções, enfatizando a importância de dedicar blocos de tempo para realização, sem distração, de trabalho importante.

Por outro lado, Fluxo (Flow), um conceito popularizado pelo psicólogo Mihaly Csikszentmihalyi, descreve o pico de um estado mental em que há absorção profunda na realização da atividade a ponto de se perder a noção de tempo ou de distrações externas. Trata-se de imergir tão profundamente numa tarefa que ela se torna prazerosa, mesmo que seja intrinsecamente mundana. É importante notar que o fluxo é altamente individualizado e sua indução varia de pessoa para pessoa.

A fonte de força e motivação por trás da capacidade de manter a disciplina na aplicação dessas técnicas reside na satisfação derivada de concluir tarefas de uma lista. No entanto, apesar da contínua conclusão de tarefas, o influxo constante de novas pode levar ao sentimento de não estar avançando, criando um ciclo de frustração e desmotivação.

Para superar isso, o constante reconhecimento do progresso é essencial. Avaliar diariamente a quantidade e a qualidade das tarefas realizadas funciona como um incentivo, um reconhecimento do esforço e de realizações. Após este exercício mental, as tarefas concluídas podem ser transferidas para planilhas digitais organizada por mês. Esta prática fornece uma representação tangível do progresso acumulado, oferecendo um estímulo visual para a motivação.

Esta técnica está alinhada com uma comumente usada por corredores de longa distância. Um estudo publicado na jornal acadêmico Motion and Emotion descobriu que, em vez de concentrar na linha de chegada, focar em um determinado ponto à frente, como um edifício ou uma árvore, pode fazer com que as distâncias pareçam menores. Isso incentiva os atletas a se moverem mais rapidamente e reduz a sensação de esforço. Portanto, em vez de se concentrar no conjunto de tarefas de sua lista, reconhecer as conquistas de curto prazo é fundamental para seguir em frente.

Definir metas diárias ou mensais para o número de tarefas concluídas não é considerado um pré-requisito para o sucesso. Dada a variação na complexidade e duração das tarefas de uma lista, esta métrica pode ser enganosa. Em vez disso, a simples satisfação derivada das realizações diárias, juntamente com uma visão geral do progresso mensal, alimenta a motivação naturalmente, promovendo um ambiente produtivo.

Por fim, não há método único de gerenciamento eficaz de tarefas que serve para todos. É um processo dinâmico que exige ajustes contínuos com base nas necessidades e circunstâncias individuais. No entanto, com essas técnicas no arsenal, a produtividade pode ser melhorada, o estresse pode ser reduzido e o crescimento pessoal e profissional pode ser alavancado.