O QUE O CUSTO DAS ENTREGAS DIZ SOBRE A QUALIDADE DA GESTÃO?

By Marcelo Barbosa

Como mensurar o impacto da má gestão? A avaliação da discrepância entre o custo mapeado e o custo real na geração de entregas é um indicador essencial da qualidade da gestão de uma organização. Essa abordagem inovadora e quantitativa contrasta com discussões mais comuns sobre gestão e eficiência operacional, que frequentemente se concentram em qualidades intangíveis como liderança e cultura organizacional.

Ineficiências de gestão podem resultar em custos elevados devido a desperdícios de recursos, retrabalhos frequentes e falhas na execução de projetos e processos, que retardam entregas e comprometem a qualidade. Além disso, uma liderança falha pode desmotivar a equipe, reduzindo a produtividade e provocando alta rotatividade de funcionários. Essas questões, combinadas, podem deteriorar a reputação da organização e erodir a confiança dos stakeholders.

A geração de entregas no âmbito do trabalho do conhecimento não se trata apenas uma questão de produção; envolve uma minuciosa gestão de recursos humanos e infraestrutura. Os custos associados a essa geração podem ser categorizados em dois pilares principais: o custo da mão de obra e o custo da infraestrutura. Ambos são fundamentais para a sustentabilidade financeira e a eficácia operacional das organizações.

O custo da mão de obra é um dos componentes mais significativos no cálculo do custo total de qualquer serviço ou produto no setor do conhecimento. Este custo é determinado pela soma das horas trabalhadas por cada profissional envolvido na geração de determinada entrega. A qualificação dos profissionais, a experiência e a complexidade das tarefas atribuídas também influenciam diretamente neste custo, exigindo uma gestão de recursos humanos atenta e estratégica.

O custo da infraestrutura engloba todos os serviços e recursos que a organização deve fornecer para possibilitar a realização eficaz do trabalho. Isso inclui, mas não se limita a escritórios, sistemas e softwares, infraestrutura tecnológica, energia elétrica e água, além de serviços de limpeza, vigilância e manutenção.

O custo da mão de obra não é afetado pela modalidade de trabalho. Já o custo da infraestrutura é sensível à modalidade de trabalho adotada. Por exemplo, o trabalho remoto traz a possibilidade de diminuição desse custo, eliminando ou reduzindo a necessidade de espaço físico, e consequentemente as despesas relativas a sua manutenção.

ANÁLISE DE DISCREPÂNCIA ENTRE CUSTO MAPEADO E CUSTO REAL: UM INDICADOR DE EFICIÊNCIA DA GESTÃO

O controle eficaz dos custos é fundamental para a sustentabilidade de qualquer organização. Neste contexto, a relação entre o custo mapeado (ou estimado) e o custo real desempenha um papel crucial na avaliação da eficácia da gestão.

O custo mapeado é derivado do mapeamento de processos e serve como uma estimativa inicial para planejamento e alocação de recursos. Ele é calculado com base na análise de cada etapa detalhada no mapeamento, incluindo o custo de mão de obra, materiais, equipamentos e outros insumos necessários para a execução do processo.

O custo real representa o investimento feito de fato para completar uma entrega de projeto ou processo. Ele envolve o custo efetivo da mão de obra e de infraestrutura alocada na geração de uma entrega.

A diferença entre o custo mapeado e o custo real oferece insights profundos sobre a qualidade da gestão. Quanto menor a discrepância, maior foi capacidade de gestão em prever e controlar efetivamente os fatores que impactam os custos, demonstrando um alto nível de competência. Por outro lado, uma grande discrepância sugere que a existência de falhas, apontando a necessidade de melhorias.

ESTRATÉGIAS DE REDUÇÃO DE CUSTOS E TEMPO NA GERAÇÃO DE ENTREGAS

Na geração de entregas, identificam-se duas principais fontes para a redução de custos e tempo: a otimização dos processos e a qualidade da gestão.

A otimização de processos pode incluir:

Automatização de Tarefas: Implementação de tecnologias que automatizem tarefas repetitivas, reduzindo erros humanos e acelerando a execução.
Reengenharia de Processos: Redesenho dos processos para eliminar etapas desnecessárias e simplificar as operações.
Padronização de Procedimentos: Estabelecimento de padrões claros e consistentes para assegurar que todas as tarefas sejam executadas de maneira uniforme e eficiente.

Essas intervenções não apenas aprimoram a velocidade e a qualidade das entregas, mas também contribuem significativamente para a redução dos custos operacionais.

Independente do nível de otimização dos processos, a qualidade da gestão desempenha um papel fundamental na eficácia das operações. Uma gestão eficiente é capaz de adaptar-se a mudanças, antecipar desafios e mitigar riscos que possam impactar os custos e os prazos. Aspectos a considerar incluem:

Precisão no Planejamento: Capacidade de prever custos e tempo de maneira acurada, refletindo uma compreensão profunda sobre o contexto.
Capacidade de Resposta a Imprevistos: Agilidade para ajustar planos e recursos em resposta a desafios inesperados.
Comunicação Efetiva: Coordenação entre diferentes departamentos e stakeholders para garantir que todos estejam alinhados.

A relação entre o custo mapeado e o custo real oferece uma medida clara da qualidade da gestão. Uma discrepância menor sugere uma gestão eficiente, enquanto uma maior indica áreas onde a gestão pode ser melhorada. Esta análise fornece:

Feedback Operacional: Insights sobre como as práticas de gestão estão impactando o desempenho.
Oportunidades de Melhoria: Identificação de áreas que necessitam de atenção, possibilitando intervenções focadas para melhorar a eficiência.

OTIMIZAÇÃO DE PROCESSOS: DEFINIÇÃO E REPERCUSSÕES

Um processo otimizado é caracterizado pela operação com máxima eficiência, onde os desperdícios são minimizados ou inexistentes. Em contrapartida, um processo não otimizado é frequentemente marcado por redundâncias e ineficiências que, se não abordadas, podem levar a custos elevados e atrasos significativos.

Um processo otimizado alcança o seu objetivo com o mínimo necessário de insumos e tempo, utilizando cada recurso de maneira eficaz para produzir o resultado desejado. A otimização pode envolver várias estratégias, incluindo automação, reengenharia de processos, e implementação de tecnologia. Os benefícios incluem redução de custos, aumento da produtividade, e melhoria na qualidade do produto ou serviço oferecido.

Processos que não são otimizados podem resultar em diversas consequências negativas para a organização, como:

Custos Operacionais Elevados: Ineficiências podem levar a um uso excessivo de recursos, aumentando os custos operacionais.
Redução da Qualidade: Erros e retrabalhos são mais comuns em processos não otimizados, o que pode afetar a qualidade do produto ou serviço final.

Em processos já otimizados, a análise tende a focar na manutenção da eficiência alcançada e na busca por ganhos marginais. Isso envolve:

Monitoramento Contínuo: Acompanhamento e avaliação regular do processo para garantir que continue a operar no seu nível ótimo.
Inovação Incremental: Implementação de melhorias contínuas e inovações tecnológicas que podem proporcionar vantagens adicionais, mesmo que pequenas.

Para processos que ainda não são otimizados, a análise é direcionada para identificar e corrigir ineficiências. Ações comuns incluem:

Revisão e Reestruturação: Análise detalhada das etapas do processo para identificar redundâncias e pontos de estrangulamento que podem ser eliminados ou simplificados.
Simplificação e Padronização: Redução da complexidade do processo, o que muitas vezes envolve a padronização de procedimentos para facilitar a execução e reduzir erros.
Digitalização e Automação: Implementação de soluções tecnológicas que podem automatizar tarefas manuais e repetitivas, reduzindo o tempo de processamento e os erros associados.

IMPACTO DA GESTÃO E LIDERANÇA

A produtividade na geração de entregas, envolvendo processos otimizados ou não, é profundamente influenciada pela qualidade da gestão e liderança. Falhas nesta área podem comprometer seriamente a eficiência operacional, aumentando custos e retardando entregas. Falhas comuns na gestão e suas consequências:

Demora na Tomada de Decisão: Atrasos nas aprovações ou decisões podem criar gargalos significativos, impedindo o avanço rápido de projetos e processos.
Tempo de Resposta Lento: A comunicação ineficiente entre departamentos ou membros da equipe pode interromper o fluxo de trabalho e aumentar o tempo do ciclo de produção.
Solicitações de Retrabalho Injustificadas: Retrabalhos frequentes sem um claro benefício agregado podem consumir recursos desnecessariamente e desmotivar colaboradores.
Indecisão e Insegurança: A falta de confiança dos gestores em suas próprias decisões pode levar a constantes revisões e indecisões, atrasando projetos e processos.
Falta de Alinhamento Estratégico: Entregas que não estão alinhadas com os objetivos estratégicos da organização podem causar esforços descoordenados e desperdício de recursos.
Resistência à Mudança: Uma cultura organizacional que resiste à mudança pode desacelerar ou mesmo bloquear a implementação de melhorias necessárias.

Principais impactos da gestão e liderança ineficiente:

Aumento dos Custos: Gestão ineficaz frequentemente resulta em custos adicionais devido a retrabalhos, desperdícios de materiais, atrasos e falhas na execução de projetos.
Perda de Tempo e Produtividade: Atrasos na tomada de decisões e ineficiências operacionais reduzem a produtividade da equipe e atrasam a geração de entregas.
Desmotivação da Equipe: Comunicação ineficaz, falta de clareza nas diretrizes e retrabalho constante podem desmotivar os colaboradores.
Insatisfação dos Stakeholders: os demandantes e destinatários dos produtos e serviços podem se sentir insatisfeitos com a gestão ineficiente, impactando negativamente a reputação do time e/ou organização.

Para corrigir essas falhas de gestão e liderança, é essencial que as organizações adotem um plano de ação que inclua:

Treinamento e Desenvolvimento: Programas contínuos de capacitação para gestores e líderes, focados em habilidades de comunicação, tomada de decisão rápida, e gestão de mudanças.
Melhoria da Comunicação e Colaboração: Implementação de canais de comunicação eficientes, promoção da colaboração entre departamentos e incentivo a cultura de trabalho transparente e aberta.
Feedback Contínuo: Implementação de sistemas de feedback que permitam a revisão contínua de processos e práticas de liderança, ajustando-os conforme necessário para alinhar com os objetivos organizacionais.
Tomada de Decisão Dinâmica e Eficaz: Avaliação das decisões com base em reversibilidade e impacto. Para decisões com baixa reversibilidade e alto impacto, deve se dedicar tempo e atenção à análise e deliberação. Em outros casos, é possível e desejável uma abordagem mais flexível e ágil.
Repensar o Retrabalho: Consideração da necessidade e do impacto do retrabalho, priorizando melhorias com valor real.
Uso de Tecnologia e Análise de Dados: Implementação de soluções tecnológicas que permitam um acompanhamento dos custos e do progresso das entregas.
Análise de Desempenho: Implementação de sistemas de análise de desempenho que monitoram a geração de entregas e identificam áreas de melhoria, facilitando ajustes rápidos e informados.
Alinhamento de Objetivos: Atenção para que todas as decisões e ações estejam alinhadas com os objetivos estratégicos da organização.
Monitoramento Contínuo da Lacuna de Gestão: Estabelecimento indicadores de desempenho para monitorar a diferença entre o custo mapeado e real de forma contínua, identificação de oportunidades de melhoria e implementação de ações corretivas quando necessário.

IDENTIFICAÇÃO DE FALHAS E INEFICIÊNCIAS EM GESTÃO E LIDERANÇA: UTILIZANDO O MÉTODO 4Q1P

A eficiência em gestão e liderança é um fator crítico para o sucesso de qualquer organização. Um método eficaz para essa análise da qualidade da gestão envolve a compreensão dos custos associados à geração de entregas — especificamente, a discrepância entre o custo mapeado e o custo real.

O método 4Q1P — que detalha "o que", "quando", "quanto" e "para quem" será entregue e "quem" pediu — é uma ferramenta essencial para a definição clara das entregas. A utilização deste método possibilita a criação de um plano de entregas detalhado para as equipes, assim como planos de trabalho individuais que incluem a alocação de horas de contribuição para entregas para cada membro da equipe. Essa clareza não só facilita o cálculo do custo real, mas também promove um alinhamento eficaz entre os membros do time.

A comparação entre o custo mapeado e o custo real (apurado por meio de planos de entregas e de trabalho) pode indicar falhas e permite que as lideranças identifiquem onde e como a gestão pode ser melhorada, reduzindo custos e aumentando a produtividade.

Em síntese, as duas fontes essenciais de redução de custos e tempo de geração de entregas são:

Análise de Processos: é fundamental para qualquer estratégia de otimização. Esta abordagem envolve uma revisão meticulosa de todas as operações e procedimentos para identificar falhas e ineficiências que possam estar elevando custos e prolongando prazos desnecessariamente.
Qualidade da Gestão de Times e Liderança: A gestão eficaz é outra alavanca crítica para a redução de custos e otimização de tempo. A qualidade da liderança pode ser avaliada pela capacidade de alinhar os custos reais com os custos mapeados de projetos e processos.

RELAÇÃO ENTRE OTIMIZAÇÃO DE PROCESSOS E GESTÃO

A inter-relação entre otimização de processos (otimizados ou não otimizados) e eficiência da gestão (eficiente ou ineficiente) proporciona quatro cenários distintos:

Processo Não Otimizado + Gestão Ineficiente

Neste cenário, a organização enfrenta os maiores desafios, com altos custos e baixa eficiência. As principais causas incluem a falta de revisão e estruturação adequada dos processos e uma gestão que falha em implementar mudanças significativas, resolver gargalos de decisão, e alinhar estratégias com as metas organizacionais. Estratégias de intervenção incluem uma revisão completa dos processos e um programa intensivo de treinamento gerencial.

Processo Não Otimizado + Gestão Eficiente

Aqui, apesar dos processos não otimizados, uma gestão eficiente pode mitigar algumas das ineficiências através de uma liderança ágil que identifica rapidamente áreas críticas para intervenção. Gestores eficazes empregam análises detalhadas para reconhecer ineficiências e iniciar correções estruturais, resultando em melhorias incrementais significativas. Eles utilizam uma abordagem estratégica para realinhar processos com os objetivos da organização, apesar das limitações inerentes aos processos existentes.

Processo Otimizado + Gestão Ineficiente

Neste cenário, apesar dos processos serem otimizados, a gestão ineficiente pode comprometer os ganhos de eficiência. Falhas incluem demora na tomada de decisão, comunicação ineficaz e resistência à implementação de inovações. A melhoria requer foco na capacitação gerencial, estabelecimento de protocolos de comunicação e decisão claros e reforço no alinhamento estratégico para maximizar o potencial dos processos já otimizados.

Processo Otimizado + Gestão Eficiente

Representando o ideal, este cenário combina processos otimizados com uma gestão eficiente, resultando em máxima eficiência operacional e custos minimizados. A gestão neste contexto aproveita processos bem estruturados para impulsionar inovações contínuas e manter alinhamento estratégico. O foco está em aperfeiçoar ainda mais os processos através de feedback constante e gestão proativa para antecipar e adaptar-se a mudanças e novas demandas.

CONCLUSÃO

A eficácia na gestão de custos e tempo no trabalho do conhecimento é fundamental para as organizações. Ao analisar os custos de mão de obra e infraestrutura, juntamente com a relação entre o custo mapeado e o custo real, as organizações podem obter insights valiosos sobre a qualidade de sua gestão e identificar áreas potenciais para melhorias significativas.

A otimização de processos, a eficiência na gestão e uma liderança ativa são cruciais para melhorar a produtividade. A implementação de tecnologias que automatizem tarefas repetitivas e a revisão contínua dos processos para eliminar ineficiências podem ajudar a alcançar esses objetivos. Mas é essencial uma gestão eficaz que possa se adaptar rapidamente às mudanças, antecipar desafios, e manter projetos e processos nos trilhos.

A mensuração da diferença entre o custo mapeado e o custo real indica a qualidade da gestão de uma organização, assim como sua capacidade de otimizar a alocação de seus recursos e maximizar a produtividade. Trata-se de uma abordagem inovadora que pavimenta o caminho para o sucesso sustentável.